Beaucoup de réunions existent pour une seule raison : obtenir l’accord de trois ou quatre personnes. On les réunit pendant une heure, alors qu’il suffirait de leur faire lire une page.
Le mémo d’une page
Celui qui porte la décision écrit, en une page au maximum :
- la question posée, en une phrase ;
- les deux ou trois options étudiées, avec leur coût ;
- sa recommandation, et pourquoi ;
- la date limite pour réagir.
Le mémo est envoyé aux personnes concernées. Sans objection à la date limite, la décision est prise.
Pourquoi ça marche
Écrire oblige à clarifier sa pensée : la moitié des mémos se simplifient pendant qu’on les rédige. La lecture se fait au moment choisi par chacun, et la décision laisse une trace que l’on retrouve trois mois plus tard.
Quand garder la réunion
Quand le sujet est conflictuel, ou quand les options ne sont pas encore connues. Dans ce cas, la réunion sert à explorer, et le mémo vient après.
